ทำไมการรักษาความปลอดภัยข้อมูลไม่ได้จบแค่ระบบ IT? ข้อมูลบนกระดาษก็ต้องปกป้อง

การปกป้องข้อมูลในองค์กร หลายคนอาจนึกถึง Firewall, Password, Antivirus หรือระบบยืนยันตัวตนแบบ 2 ชั้นเป็นอันดับแรก แต่ในความเป็นจริง ความปลอดภัยของข้อมูลไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะบนระบบดิจิทัลเท่านั้น เพราะข้อมูลสำคัญจำนวนมากยังคงอยู่ในรูปแบบเอกสารกระดาษ (ใบเสนอราคา สัญญา ใบแจ้งหนี้ ข้อมูลลูกค้า รายละเอียดพนักงาน รายงานทางการเงิน หรือเอกสารภายในองค์กร) ล้วนสามารถมีข้อมูลที่ไม่ควรเปิดเผยได้

ดังนั้น แม้ระบบ IT จะมีระบบป้องกันที่ดี แต่หากเอกสารสำคัญถูกทิ้งไว้ที่เครื่องพิมพ์หรือถูกนำไปทิ้งในถังขยะโดยไม่ได้ทำลายอย่างเหมาะสม ก็ยังอาจเกิดความเสี่ยงด้านข้อมูลได้

ปัญหาการคุ้มครองข้อมูลไม่ได้เกิดจาก IT เพียงอย่างเดียว

ระบบ IT ที่มีความปลอดภัยสามารถช่วยป้องกันข้อมูลดิจิทัลจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตได้ แต่เมื่อข้อมูลถูกพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร ความเสี่ยงก็เปลี่ยนรูปแบบทันที ตัวอย่างที่พบได้ในสำนักงาน

เอกสารที่มีข้อมูลลูกค้าถูกลืมไว้ที่เครื่องพิมพ์
สำเนาบัตรประชาชนหรือเอกสารส่วนบุคคลถูกวางไว้บนโต๊ะ
ใบเสนอราคาและสัญญาถูกทิ้งในถังขยะทั่วไป
รายงานเงินเดือนถูกเก็บไว้โดยไม่มีการควบคุม
เอกสารเก่าถูกนำไปทิ้งรวมกับกระดาษทั่วไป
เอกสารสำคัญถูกเก็บไว้นานเกินความจำเป็นโดยไม่มีแผนการทำลาย

สิ่งเหล่านี้อาจดูเป็นเรื่องเล็กในชีวิตประจำวัน แต่หากเอกสารมีข้อมูลสำคัญ ก็อาจกลายเป็นความเสี่ยงด้านข้อมูลได้

ข้อมูลบนกระดาษก็เป็นข้อมูลที่ต้องได้รับการปกป้อง

การคุ้มครองข้อมูลไม่ได้หมายถึงเฉพาะข้อมูลที่อยู่ในคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น ข้อมูลส่วนบุคคลที่ถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษก็ต้องได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมเช่นกัน ตัวอย่างข้อมูลที่ควรระมัดระวัง

ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
เบอร์โทรศัพท์และอีเมล
สำเนาเอกสารส่วนบุคคล
ข้อมูลพนักงาน
เงินเดือนและข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล
ข้อมูลทางการเงิน
ใบเสนอราคาและสัญญา
ข้อมูลทางธุรกิจและเอกสารภายใน

ดังนั้น เมื่อเอกสารหมดอายุการใช้งาน การเก็บไว้ต่อโดยไม่มีเหตุผลก็อาจเพิ่มความเสี่ยง และการนำไปทิ้งทั้งฉบับในถังขยะทั่วไปก็ไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมสำหรับเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญ

Data Security ไม่ได้จบที่ระบบ IT

การติดตั้ง Firewall หรือระบบรักษาความปลอดภัยทางดิจิทัลเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการปกป้องข้อมูล เพราะในสำนักงานยังมีข้อมูลอีกจำนวนมากที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ

เอกสารที่ถูกพิมพ์ออกมาแล้วอาจมีข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงาน หรือความลับทางธุรกิจ ดังนั้น การทำลายเอกสารอย่างปลอดภัยจึงเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการรักษาความปลอดภัยข้อมูล

แนวคิดสำคัญคือ