PDPA สำคัญอย่างไร? ทำไมองค์กรจึงควรใช้เครื่องทำลายเอกสาร

เมื่อพูดถึงการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หลายองค์กรอาจนึกถึงการตั้งรหัสผ่าน การสำรองข้อมูล ระบบป้องกันไวรัส หรือการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์เป็นอันดับแรก แต่ในความเป็นจริง “เอกสารกระดาษ”
ก็เป็นแหล่งข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความเสี่ยงต่อการรั่วไหลไม่แพ้ข้อมูลในระบบดิจิทัล

ใบสมัครงาน สำเนาบัตรประชาชน ใบแจ้งเงินเดือน ประวัติพนักงาน รายชื่อลูกค้า ใบเสนอราคา สัญญา เอกสารบัญชี หรือเวชระเบียน ล้วนมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ หากเอกสารเหล่านี้ถูกทิ้งลงถังขยะโดยไม่ผ่านการทำลายอย่างถูกวิธี บุคคลภายนอกอาจนำข้อมูลกลับมาอ่าน ใช้ต่อ หรือเผยแพร่โดยไม่ได้รับอนุญาต

เครื่องทำลายเอกสารจึงเป็นหนึ่งในอุปกรณ์พื้นฐานที่ช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลบนกระดาษอย่างเป็นระบบ ลดความเสี่ยงจากข้อมูลรั่วไหล และสนับสนุนการดำเนินงานให้สอดคล้องกับแนวทางของกฎหมาย PDPA

PDPA คืออะไร และมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร

PDPA ย่อมาจาก Personal Data Protection Act หรือพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มีวัตถุประสงค์เพื่อคุ้มครองสิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล และกำหนดหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ เปิดเผย และรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

ตามมาตรา 6 “ข้อมูลส่วนบุคคล” หมายถึงข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่สามารถทำให้ระบุตัวบุคคลนั้นได้ ไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม เช่น

ชื่อและนามสกุล
หมายเลขบัตรประชาชน
ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์
อีเมลส่วนตัว
ข้อมูลบัญชีธนาคาร
ประวัติการทำงาน
รูปถ่ายหรือภาพจากกล้องวงจรปิด
ข้อมูลลูกค้าและคู่สัญญา

กฎหมายยังให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลสุขภาพ ประวัติอาชญากรรม ข้อมูลชีวภาพ ความพิการ ความเชื่อทางศาสนา หรือความคิดเห็นทางการเมือง ซึ่งมีข้อจำกัดในการเก็บรวบรวมและใช้งานมากกว่าข้อมูลทั่วไป

PDPA จึงไม่ได้เป็นเรื่องของฝ่ายไอทีหรือฝ่ายกฎหมายเท่านั้น แต่เกี่ยวข้องกับทุกแผนกที่มีการรับ ส่ง จัดเก็บ หรือกำจัดเอกสารที่มีข้อมูลของบุคคล

PDPA ครอบคลุมเอกสารกระดาษหรือไม่

PDPA ครอบคลุมข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่ได้จำกัดว่าข้อมูลนั้นต้องอยู่ในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น ดังนั้นข้อมูลบนกระดาษ เช่น แบบฟอร์ม เอกสารสมัครงาน สัญญา หรือสำเนาบัตรประชาชน ก็ต้องได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมเช่นกัน

ตัวอย่างเอกสารที่องค์กรควรควบคุมและทำลายอย่างปลอดภัย ได้แก่

สำเนาบัตรประชาชนและทะเบียนบ้าน
ใบสมัครงานและประวัติผู้สมัคร
ประวัติและข้อมูลเงินเดือนพนักงาน
รายงานการประเมินผลการทำงาน
สัญญาจ้างหรือสัญญาทางธุรกิจ
รายชื่อลูกค้าและข้อมูลการติดต่อ
ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และข้อมูลทางการเงิน
เอกสารทางการแพทย์หรือประกันสุขภาพ
เอกสารประชุมที่มีข้อมูลภายใน
เอกสารที่พิมพ์ผิดหรือสำเนาที่ไม่ใช้งานแล้ว

แม้เป็นเพียงเอกสารร่างหรือกระดาษที่พิมพ์ผิด หากมีชื่อ เบอร์โทรศัพท์ เลขประจำตัว หรือข้อมูลธุรกิจอยู่ ก็อาจกลายเป็นช่องทางที่ทำให้ข้อมูลรั่วไหลได้

ทำไมการฉีกกระดาษหรือทิ้งลงถังขยะจึงไม่เพียงพอ

การฉีกเอกสารด้วยมืออาจทำให้กระดาษขาดเป็นเพียงไม่กี่ชิ้น และยังสามารถนำกลับมาต่อกันเพื่ออ่านข้อความเดิมได้ โดยเฉพาะเอกสารที่มีตัวเลขสำคัญ เช่น หมายเลขบัญชี หมายเลขบัตรประชาชน หรือข้อมูลการติดต่อส่วนการทิ้งเอกสารลงถังขยะโดยตรงมีความเสี่ยงมากกว่า เพราะเอกสารอาจถูกพบเห็นระหว่างการเก็บขยะ การขนย้าย หรือการคัดแยก โดยองค์กรไม่สามารถควบคุมได้ว่าเอกสารจะตกไปอยู่ในมือของใคร

เครื่องทำลายเอกสารจะตัดกระดาษให้เป็นชิ้นเล็กตามระดับความปลอดภัยที่กำหนด ช่วยลดโอกาสในการนำข้อมูลกลับมาประกอบหรืออ่านซ้ำ โดยในโบรชัวร์เครื่องทำลายเอกสาร IDEAL มีระดับการทำลายตั้งแต่ P-2 ถึง P-7 เพื่อรองรับเอกสารที่มีระดับความลับแตกต่างกัน

PDPA กำหนดให้องค์กรต้องลบหรือทำลายข้อมูลอย่างไร

มาตรา 33 กำหนดให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลมีสิทธิขอให้ผู้ควบคุมข้อมูลลบ ทำลาย หรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ในบางกรณี เช่น เมื่อข้อมูลหมดความจำเป็น เจ้าของข้อมูลถอนความยินยอม หรือข้อมูลถูกเก็บรวบรวมและใช้โดยไม่ชอบด้วยกฎหมาย

นอกจากนี้ มาตรา 37 กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม และต้องจัดให้มีระบบตรวจสอบเพื่อดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลเมื่อพ้นระยะเวลาการเก็บรักษา หรือเมื่อข้อมูลไม่เกี่ยวข้องและเกินความจำเป็นตามวัตถุประสงค์แล้ว

ดังนั้น องค์กรควรกำหนดกระบวนการจัดการเอกสารให้ครบวงจร ได้แก่

ระบุว่าเอกสารใดมีข้อมูลส่วนบุคคล
กำหนดผู้มีสิทธิเข้าถึงเอกสาร
กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ
แยกเอกสารที่ครบกำหนดทำลาย
ทำลายด้วยวิธีที่เหมาะสมกับระดับความลับ
บันทึกการทำลายสำหรับเอกสารสำคัญ

เครื่องทำลายเอกสารจึงไม่ได้ทำให้องค์กร “ผ่าน PDPA โดยอัตโนมัติ” แต่เป็นส่วนหนึ่งของมาตรการที่ช่วยควบคุมความเสี่ยงของข้อมูลบนกระดาษได้อย่างเป็นรูปธรรม

ประโยชน์ของเครื่องทำลายเอกสารต่อการปฏิบัติตาม PDPA

ลดความเสี่ยงจากข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล

เมื่อเอกสารถูกตัดเป็นชิ้นขนาดเล็ก บุคคลภายนอกจะอ่านหรือประกอบข้อมูลกลับคืนได้ยากกว่าการฉีกด้วยมือหรือทิ้งเอกสารทั้งแผ่น

สนับสนุนการลบและทำลายข้อมูลเมื่อหมดความจำเป็น

องค์กรสามารถกำหนดรอบการทำลายเอกสาร เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน หรือเมื่อครบกำหนดอายุเอกสาร เพื่อไม่ให้เก็บข้อมูลไว้เกินความจำเป็น

เพิ่มความสะดวกให้พนักงาน

การมีเครื่องทำลายเอกสารอยู่ใกล้พื้นที่ทำงานช่วยให้พนักงานกำจัดเอกสารได้ทันที ลดโอกาสที่เอกสารสำคัญจะถูกวางค้างบนโต๊ะหรือปะปนกับขยะทั่วไป

สร้างความเชื่อมั่นให้ลูกค้าและคู่ค้า

องค์กรที่มีขั้นตอนทำลายข้อมูลอย่างชัดเจนแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบในการดูแลข้อมูล ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในการให้บริการ

ลดความเสียหายทางกฎหมายและภาพลักษณ์

การฝ่าฝืนข้อกำหนดของ PDPA อาจนำไปสู่ความรับผิดทางแพ่ง โทษอาญาในบางกรณี และโทษปรับทางปกครอง ซึ่งตามพระราชบัญญัติอาจสูงถึง 5 ล้านบาท โดยขึ้นอยู่กับลักษณะการฝ่าฝืนและประเภทข้อมูล

ระดับความปลอดภัยของเครื่องทำลายเอกสาร P-2 ถึง P-7 ต่างกันอย่างไร

ระดับความปลอดภัยของการทำลายเอกสารมักพิจารณาตามมาตรฐาน DIN 66399 ยิ่งตัวเลข P สูง เศษกระดาษจะยิ่งมีขนาดเล็ก และนำข้อมูลกลับคืนได้ยากขึ้น

P-2: เอกสารทั่วไป

เหมาะกับเอกสารภายในที่ไม่มีข้อมูลสำคัญมาก เช่น เอกสารประชาสัมพันธ์ ฉบับร่าง หรือเอกสารทั่วไปที่ไม่เป็นความลับ

เครื่องตัดอาจเป็นลักษณะเส้นยาว จึงไม่เหมาะสำหรับสำเนาบัตรประชาชน ข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลทางการเงิน

P-3: เอกสารภายในองค์กร

เหมาะกับเอกสารภายในที่มีความสำคัญระดับหนึ่ง แต่ไม่ได้มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลลับในระดับสูง

P-4: ข้อมูลส่วนบุคคลและเอกสารสำนักงาน

เป็นระดับที่เหมาะกับสำนักงานทั่วไป และเป็นตัวเลือกที่แนะนำสำหรับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น

สำเนาบัตรประชาชน
ใบสมัครงาน
รายชื่อลูกค้า
เอกสารฝ่ายบุคคล
ใบแจ้งหนี้
เอกสารบัญชี

เศษกระดาษจะถูกตัดแบบ Cross Cut ให้มีขนาดเล็กกว่าการตัดเป็นเส้นตรง จึงช่วยป้องกันการนำข้อมูลกลับมาประกอบใหม่ได้ดีขึ้น

P-5: เอกสารลับและข้อมูลสำคัญ

เหมาะกับเอกสารฝ่ายบริหาร ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายบัญชี โรงพยาบาล หน่วยงานการเงิน หรือเอกสารที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน

P-6 และ P-7: เอกสารลับระดับสูง

เหมาะกับเอกสารที่มีความลับสูงมาก เช่น เอกสารด้านความมั่นคง งานวิจัยสำคัญ เอกสารทางราชการเฉพาะ หรือข้อมูลที่ต้องการป้องกันการกู้คืนอย่างเข้มงวด

สำหรับองค์กรทั่วไปที่ต้องการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อจัดการข้อมูลตามแนวทาง PDPA ควรเริ่มพิจารณาที่ระดับ P-4 ขึ้นไป ส่วนข้อมูลสุขภาพ ประวัติอาชญากรรม หรือข้อมูลสำคัญมาก ควรพิจารณาระดับ P-5 หรือสูงกว่า

ควรใช้เครื่องทำลายเอกสารรุ่นไหน และเหมาะกับงานแบบใด

การเลือกรุ่นไม่ควรดูเพียงจำนวนแผ่นที่ทำลายได้ต่อครั้ง แต่ต้องพิจารณาจำนวนผู้ใช้งาน ปริมาณเอกสารต่อวัน ระดับความลับ ระยะเวลาทำงานต่อเนื่อง และขนาดถังรองรับเศษกระดาษร่วมด้วย

เครื่องทำลายเอกสารสำหรับผู้บริหารหรือโต๊ะทำงานส่วนตัว

IDEAL 2245

เหมาะสำหรับผู้ใช้งานประมาณ 1–3 คน เช่น ผู้บริหาร เจ้าหน้าที่บัญชี ฝ่ายขาย หรือพนักงานที่มีเอกสารส่วนตัวปริมาณไม่มาก

รุ่นที่ระบุในโบรชัวร์สามารถทำลายได้ประมาณ 11–13 แผ่นต่อครั้ง ขนาดตัด 4 มม. ระดับ P-2 และมีถังความจุประมาณ 20 ลิตร

อย่างไรก็ตาม หากเอกสารมีข้อมูลส่วนบุคคล ควรเลือกตัวเลือกแบบ Cross Cut หรือเลือกรุ่นที่มีระดับ P-4 ขึ้นไปแทนรุ่นตัดตรง

Shredcat 8200-CC และ 8250-CC เหมาะสำหรับวางใต้โต๊ะทำงาน ใช้ในห้องผู้บริหาร ฝ่ายบัญชี หรือผู้จัดการ

Shredcat 8200-CC: มีตัวเลือกขนาดตัดตั้งแต่ P-2, P-4 และ P-5 ตามรุ่นย่อย ความจุถังประมาณ 21 ลิตร
Shredcat 8250-CC: ทำลายได้ประมาณ 8–10 แผ่น ขนาดตัด 4 × 40 มม. ระดับ P-4 ความจุถังประมาณ 20 ลิตร
รุ่น P-4 และ P-5 เหมาะกว่าสำหรับเอกสารที่มีข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงาน หรือข้อมูลทางธุรกิจ

เครื่องทำลายเอกสารอัตโนมัติสำหรับสำนักงานที่ต้องการประหยัดเวลา

Shredcat 8291-CC

รองรับการป้อนกระดาษอัตโนมัติสูงสุดประมาณ 150 แผ่น และป้อนด้วยมือประมาณ 8 แผ่นต่อครั้ง ขนาดตัด 4 × 10 มม. ระดับ P-4 ความจุถังประมาณ 21 ลิตร

เหมาะกับสำนักงานขนาดเล็กถึงกลางที่มีเอกสารต้องทำลายเป็นชุด แต่ไม่ต้องการให้พนักงานยืนป้อนกระดาษทีละแผ่น

Shredcat 8292-CC

รองรับการป้อนกระดาษอัตโนมัติสูงสุดประมาณ 200 แผ่น ป้อนด้วยมือได้ประมาณ 10 แผ่นต่อครั้ง ขนาดตัด 4 × 10 มม. ระดับ P-4 และมีถังความจุประมาณ 26 ลิตร

เหมาะกับฝ่ายบัญชี ฝ่ายธุรการ ฝ่ายบุคคล หรือสำนักงานที่มีเอกสารประจำวันค่อนข้างมาก

Shredcat 8285-CC

รองรับการป้อนกระดาษอัตโนมัติสูงสุดประมาณ 350 แผ่น ป้อนด้วยมือประมาณ 6 แผ่นต่อครั้ง ขนาดตัด 4 × 10 มม. ระดับ P-4 และมีถังความจุประมาณ 53 ลิตร

เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องทำลายเอกสารจำนวนมากเป็นระยะ เช่น เอกสารบัญชี เอกสารลูกค้า หรือเอกสารที่ครบกำหนดจัดเก็บ โดยช่วยลดเวลาที่พนักงานต้องเฝ้าป้อนกระดาษ

เครื่องทำลายเอกสารสำหรับสำนักงานขนาดเล็กถึงกลาง

IDEAL 2445 และ IDEAL 2465

เหมาะกับสำนักงานที่มีผู้ใช้งานประมาณ 5–10 คน โดยมีตัวเลือกทั้งแบบตัดตรงและแบบ Cross Cut

รุ่น Cross Cut สามารถเลือกขนาดตัดตามระดับความปลอดภัยของเอกสารได้ เหมาะกับฝ่ายธุรการ ฝ่ายบุคคล สำนักงานบัญชี หรือสำนักงานทั่วไปที่ต้องทำลายเอกสารทุกวัน

IDEAL 2604 และ IDEAL 3104

เหมาะกับสำนักงานที่มีผู้ใช้งานประมาณ 10–30 คน รองรับปริมาณงานมากกว่ารุ่นตั้งโต๊ะหรือรุ่นขนาดเล็ก

ในโบรชัวร์ระบุว่า IDEAL 2604 มีความจุถังประมาณ 100 ลิตร และ IDEAL 3104 ประมาณ 140 ลิตร พร้อมตัวเลือกขนาดตัดหลายระดับ รวมถึงแบบ Cross Cut สำหรับข้อมูลที่ต้องการความปลอดภัยสูงขึ้น

รุ่นกลุ่มนี้เหมาะสำหรับวางในพื้นที่ส่วนกลางของแผนก เช่น

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ฝ่ายการเงินและบัญชี
ฝ่ายจัดซื้อ
ฝ่ายบริการลูกค้า
สำนักงานกฎหมาย
หน่วยงานราชการ

เครื่องทำลายเอกสารสำหรับสำนักงานขนาดใหญ่

IDEAL 4003

เหมาะสำหรับสำนักงานที่มีผู้ใช้งานร่วมกันหลายคน และมีเอกสารจำนวนมากต่อวัน รองรับการทำลายกระดาษ คลิป ลวดเย็บ บัตรเครดิต และสื่อบางประเภทตามรุ่นย่อย

รุ่นนี้มีความจุถังประมาณ 165 ลิตร จึงลดความถี่ในการนำเศษกระดาษไปทิ้ง และเหมาะสำหรับใช้เป็นเครื่องส่วนกลางขององค์กร

IDEAL 4108

เหมาะกับงานทำลายเอกสารปริมาณสูง รองรับกระดาษหน้ากว้าง และมีความจุถังประมาณ 300 ลิตร สามารถเลือกขนาดตัดได้หลายระดับ รวมถึงรุ่นระดับ P-3 และ P-4 ตามรูปแบบใบมีด

เหมาะกับสำนักงานใหญ่ ธนาคาร โรงพยาบาล มหาวิทยาลัย หน่วยงานรัฐ หรือศูนย์เอกสารที่ต้องทำลายเอกสารจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง

เครื่องทำลายเอกสารสำหรับงานอุตสาหกรรม

รุ่นอย่าง IDEAL 4606, IDEAL 4108 และ IDEAL 5009 เหมาะกับงานที่มีเอกสารจำนวนมาก รวมถึงแฟ้ม เอกสารเข้าเล่ม หรือวัสดุที่เครื่องสำนักงานทั่วไปอาจรองรับไม่ได้เหมาะกับ

ศูนย์จัดเก็บเอกสาร
โรงงาน
ธนาคารและสถาบันการเงิน
โรงพยาบาล
มหาวิทยาลัย
หน่วยงานราชการ
บริษัทรับทำลายเอกสาร

สำหรับองค์กรที่มีเอกสารสะสมจำนวนมากแต่ไม่ได้ใช้งานเครื่องตลอดทั้งปี การเช่าเครื่องทำลายเอกสารหรือใช้บริการทำลายเอกสารอาจเป็นทางเลือกที่ช่วยลดต้นทุนการลงทุนและการบำรุงรักษา
โดย Docusys มีทั้งบริการให้เช่าและบริการทำลายเอกสารตามข้อมูลในโบรชัวร์บริษัท

ตารางเลือกเครื่องทำลายเอกสารให้เหมาะกับการใช้งาน

รูปแบบการใช้งาน	รุ่นที่เหมาะสม	ระดับความปลอดภัยแนะนำ
ใช้ส่วนตัวหรือใต้โต๊ะผู้บริหาร	Shredcat 8200-CC, 8250-CC, IDEAL 2245	P-4 ขึ้นไปสำหรับข้อมูลส่วนบุคคล
สำนักงานขนาดเล็ก	IDEAL 2445, 2465	P-4
ต้องการป้อนเอกสารอัตโนมัติ	Shredcat 8291-CC, 8292-CC, 8285-CC	P-4
สำนักงานขนาดกลาง	IDEAL 2604, 3104	P-4 หรือ P-5
สำนักงานขนาดใหญ่	IDEAL 4003, 4108	P-4 ถึง P-5
เอกสารลับหรือข้อมูลละเอียดอ่อน	รุ่นที่มีขนาดตัด P-5 ขึ้นไป	P-5 ถึง P-7
งานทำลายปริมาณมากระดับอุตสาหกรรม	IDEAL 4606, 4108, 5009	เลือกตามประเภทข้อมูล